Surat merupakan salah satu media komunikasi tidak langsung untuk menyampaikan suatu informasi oleh satu pihak kepada pihak lain secara tertulis. Sebagaimana alat komunukasi lain, surat tentunya juga berfungsi untuk menyampaikan informasi agar pihak lain memahami dan merespon isi surat tersebut seperti yang diinginkan penulis. Dalam penulisan surat kecermatan memilih kata harus diperhatikan karena hal itu sangat berpengaruh terhadap ketersampaian informasi. Ketidaktepatan memilih kata bisa mengakibatkan kesalahpahaman antara pihak penyampai dan penerima informasi, bahkan bisa menimbulkan konflik diantara kedua belah pihak.
Secara garis besar surat dibedakan atas surat pribadi dan surat resmi. Surat pribadi merupakan surat yang bersifat personal (perseorangan), ditulis oleh seseorang dan ditujukan untuk orang tertentu dalam konteks tidak formal. Sedangkan surat resmi adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau lembaga dan ditujukan kepada lembaga/organisasi tertentu dalam konteks formal/kedinasan. Penulisan surat pribadi bisa disesuaikan dengan keinginan penulis, baik dari segi format maupun penggunaan bahasanya, sepanjang bisa dipahami oleh pihak penerima informasi. Sedangkan surat resmi penulisannya harus mengikuti aturan tertentu, baik format, susunan, maupun penggunaan bahasanya.
Dalam artikel ini penulis akan membahas tentang ketentuan-ketentuan penulisan surat resmi sebagaimana telah disinggung dalam paragraf di atas. Surat resmi dibagi menjadi 2, yakni surat resmi yang bersifat personal dan surat resmi yang bersifat kelembagaan. Kedua jenis surat resmi itu memiliki beberapa persamaan dan perbedaan. Persamaannya adalah keduanya sama-sama menggunakan bahasa Indonesia baku, menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang resmi yakni, dengan hormat, assalamu’alaikum, dan salam sejahtera untuk salam pembuka dan hormat saya/kami untuk salam penutup, dan mencantumkan lampiran dan hal di bagian kepala surat. Perbedaan kedua jenis surat tersebut adalah surat resmi lembaga/organisasi menggunakan kop surat, nomor surat dan stempel sedangkan surat resmi personal tidak. Yang termasuk surat resmi personal contohnya adalah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan ijin, surat permohonan cuti, dll. Yang termasuk surat resmi kelembagaan di antaranya surat undangan, surat pemberitahuan, surat edaran, surat penawaran, surat penawaran, dll. Berikut ini ciri-ciri surat resmi kelembagaan:
- · Menggunakan kop surat yang memuat nama lembaga/organisasi dan alamatnya.
- · Menggunakan nomor surat, lampiran, dan hal
- · Menggunakan bahasa Indonesia baku
- · Menggunakan salam pembuka dan penutup yang resmi yakni:
a. Salam pembuka: dengan hormat, assalamu’alaikum, salam sejahtera.
b. Salam penutup: hormat saya, hormat kami
- · Isi surat dibagi menjadi 3 bagian, yakni paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.
- · Menggunakan format surat tertentu.
- · Menggunakan cap/stempel organisasi/lembaga.
Berikut ini penjelasan tentang bagian-bagian dalam surat resmi secara rinci:
1. Kepala Surat
Kepala surat berisi nama lembaga/organisasi dan alamatnya. Nama organisasi/lembaga dituliskan dengan menggunakan huruf kapital semua. Alamat dituliskan dengan menggunakan huruf kapital di setiap awal kata kecuali kata penghubung. Kata jalan dan telepon tidak boleh disingkat.
Contoh:
2. Nomor Surat
Nomor surat dapat disingkat menjadi No. dan penulisannya boleh dibatasi dengan garis miring, tanda titik, atau tanda hubung. Penulisan kode bisa menggunakan angka ataupun huruf.
Contoh:
Nomor: 02.11.VI.2017
No. : 02/11/VI/2017
3. Lampiran
Lampiran bisa dituliskan singkat menjadi Lamp. lalu diikuti titik dua. Penulisan jumlah menggunakan huruf (bukan angka) dan tidak diakhiri dengan tanda baca titik. Kata pertama yang menyatakan jumlah diawali dengan huruf kapital.
Contoh:
Lampiran: Dua lembar
Lamp. : Tiga helai
4. Tanggal surat
Penulisan tanggal dalam surat resmi lembaga tidak perlu mencantumkan tempat karena sudah ada di kepala surat. Tanggal dituliskan dengan angka, diikuti nama bulan tanpa disingkat, lalu tahun.
Contoh:
25 April 2016
Penulisan alamat surat harus cermat dan lengkap. Demikian juga nama yang dituju. Berikut ini adalah beberapa ketentuan penulisan alamat surat resmi:
· Nama dituliskan di baris pertama penulisan alamat dengan didahului Yth diikuti tanda titik.
· Penggunaan kata kepada tidak diperlukan karena kata kepada merupakan kata hubung yang menunjukkan arah.
· Kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr (saudara) digunakan jika menyebutkan nama orang tanpa diikuti gelar dan tidak disingkat, kecuali kata saudara disingkat menjadi Sdr.
· Nama yang dituliskan dengan menyertakan gelar atau pangkat militer tidak perlu menggunakan kata sapaan.
· Nama jabatan tidak menggunakan kata sapaan.
· Penulisan jalan pada alamat tidak disingkat.
· Nama kota/kabupaten/propinsi dituliskan di baris tersendiri setelah penulisan jalan dan tidak diakhiri dengan tanda baca titik.
Contoh:
Yth. Bapak Sudarsono
Kepala Bagian Personalia
PT Permata Prima
Jalan Yos Sudarso No. 20
Jakarta Pusat
Yth. Dr. Priyono
Jalan Arthagraha No. 15
Semarang
6. Salam pembuka surat
Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri sejajar dengan alamat, diawali dengan huruf kapital pada kata yang pertama saja dan kata kedua tidak perlu menggunakan huruf kapital, lalu diakhiri dengan koma. Salam pembuka untukk surat resmi yang lazim adalah Dengan hormat, Assalamu’alaikum, Salam sejahtera, dll. Bisa juga dengan ungkapan Bapak/Ibu/Saudara… (yang terhormat). Contoh:
Dengan hormat,
Bapak Agus Sudarmaji yang terhormat,
7. Isi surat
Isi surat terdiri atas tiga bagian yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup. Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pernyataan, penawaran, permintaan, penolakan ataupun jawaban. Paragraf isi memuat inti surat seperti yang diinginkan penulis. Isi surat harus singkat, padat, jelas, dan tidak bertele-tele. Paragraf penutup merupakan simpulan yang berisi ucapan terima kasih, harapan, ataupun saran.
3. Salam penutup
Salam penutup ditulis di sebelah kanan bawah. Salam penutup yang lazim untuk surat resmi adalah Hormat saya/kami, Wasalam. Penulisan salam penutup menggunakan huruf kapital pada kata yang pertama dan kata kedua menggunakan huruf kecil, lalu diakhiri tanda koma. Contoh: Hormat kami,
4. Tanda tangan
Tanda tangan berfungsi untuk menyatakan keabsahan surat, dituliskan di bawah salam penutup.
5. Nama terang
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dengan menggunakan huruf kapital pada huruf awal setiap unsur nama. Penulisan nama tidak perlu diberi tanda kurung ataupun garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik.
6. Tembusan
Tembusan ditulis di bagian kiri bawah lurus dengan lampiran dan hal, sejajar dengan penulisan nama pengirim surat, diakhiri dengan tanda titik dua (:). Tembusan dituliskan jika surat tersebut perlu ditembuskan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan isi surat.
Berikut ini beberapa ketentuan penulisan tembusan:
· Jika yang diberi tembusan lebih dari satu maka penulisannya diberikan nomor urut sesuai jenjang jabatannya. Namun jika hanya satu yang diberi tembusan maka penulisannya tidak perlu diberi nomor.
· Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan dan bukan nama instansi.
· Tembusan tidak perlu menggunakan ungkapan Yth, u.p., dll.
· Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip ataupun Pertinggal karena hakikatnya setiap surat harus ada arsip.
Contoh:
Tembusan:
Kepala Bagian Humas
Tembusan:
1. Direktur PT Sejahtera Abadi
2. Manager Pemesaran PT Sejahtera Abadi
3. Kepala Bagian Logistik
Berikut adalah contoh tampilan jenis surat resmi:
0 komentar:
Posting Komentar